UVOD: Baza podataka autoriziranih odrednica (NSK10) sadrži zapise za predmetne odrednice (uključujući složene predmetne odrednice), zapise za dodatne odrednice koji kontroliraju višenamjenske dodatne odrednice i zapise za imenske odrednice. Navedeni zapisi i upute iz Pravilnika i priručnika su izvori podataka za dodjeljivanje predmetnih odrednica.


Mjesečno se izrađuju popisi novih, dopunjenih, izmijenjenih ili obrisanih autoriziranih zapisa (interni popisi NSK) kao dio dokumentacije u svrhu kontrole. Navedene popise pregledava i odobrava Uredništvo predmetnog kataloga koje  prema potrebi može mijenjati zapise.


1. Karakteristike autoriziranih predmetnih zapisa.


a. Zapisi za postojeće odrednice. Postojeća odrednica, potvrđena kao validna za korištenje, nalazi se u NSK10 bazi podataka kao jedan i jedinstveni autorizirani zapis s ID brojem zapisa u polju 001.


b. Zapisi za nove odrednice. Nova odrednica pohranjuje se u NSK10 bazu podataka s ID brojem zapisa u polju 001. Uvrštava se u mjesečni popis novih odrednica koji pregledava Uredništvo predmetnog kataloga i odobrava odrednicu kao validnu za korištenje.


c. Zapisi za ažurirane odrednice. Novi oblik odrednice pohranjuje se u NSK10 bazu podataka s ID brojem zapisa u polju 001 ranije odrednice. Uvrštava se u mjesečni popis izmijenjenih odrednica koji pregledava Uredništvo predmetnog kataloga i odobrava odrednicu kao validnu za korištenje.


2. Dodjeljivanje validne odrednice kao predmetne odrednice. Prije dodjeljivanja predmetne odrednice djelu koje se katalogizira, provjerava se je li: (1) imenska odrednica oblikovana prema pravilima deskriptivne katalogizacije, zastupljena autoriziranim zapisom u NSK10 bazi podataka, primjerice, Krleža, Miroslav; (2) tematska odrednica zastupljena u NSK10 bazi podataka kao jedan i jedinstven predmetni zapis s ID brojem zapisa u polju 001, primjerice, Djeca oštećena govora; (3) predmetna odrednica autorizirana s višenamjenskom dodatnom odrednicom, primjerice, Biblia--U umjetnosti; Algebra--Nastava i učenje.

3. Izvori predmetnih odrednica koji nisu mjerodavni. Sljedeći izvori, iako korisni alati za referentnu namjenu, ne mogu se smatrati autoriziranim izvorima za dodjeljivanje predmetne odrednice:

  • bibliografski zapisi u NSK01 bazi podataka i
  • popisi novih, dopunjenih i izmijenjenih zapisa.