UVOD: Predmetne odrednice u postojećem bibliografskom zapisu mijenjaju se ili ispravljaju kad se uoči pogreška, kad je postojeća predmetna odrednica promijenjena ili kad je oblikovana nova predmetna odrednica. Ove upute daju smjernice katalogizatorima NSK za utvrđivanje što treba ispraviti, a što ne i navode potrebne procedure za ispravljanje zapisa. Složeni slučajevi ispravaka ili ukidanja postojećih odrednica prijavljuju se Uredništvu predmetnog kataloga na raspravu i ključnom knjižničaru za provedbu globalnih strojnih izmjena u autoriziranoj i bibliografskoj bazi podataka.



1. Što se ispravlja.


a. Pogreške. Ispravci odrednica uključuju: pravopisne pogreške, tipografske pogreške i pogreške u označivanju sadržaja zastarjelim, neautoriziranim i/ili neodgovarajućim predmetnim odrednicama. Ispravci se odnose samo na stvarne pogreške. Izbjegava se prosuđivanje načina sadržajne obrade drugog katalogizatora ili ažuriranje zapisa iz ranijeg razdoblja s različitom praksom predmetne katalogizacije sve dok su odrednice u važećem obliku, a bile su validne i u vrijeme kada je jedinica građe katalogizirana.



Pogrešku koja se pojavila samo u jednom ili u nekoliko bibliografskih zapisa, učinkovitije ispravlja sam katalogizator u svom knjižničnom programu kada je pogreška uočena. Pogreška koja se pojavljuje u velikom broju zapisa učinkovitije se ispravlja tako da se prijavi Uredništvu predmetnog kataloga koje odlučuje o načinu ispravljanja (strojno globalno ažuriranje ili ručno ispravljanje).


b. Promjena postojećih predmetnih odrednica. Kad se promjeni oblik postojećoj predmetnoj odrednici, u svim bibliografskim zapisima koji sadrže raniji oblik odrednice moraju se provesti izmjene.

Promjene oblika odrednica povjerene su katalogizatorima i Uredništvu predmetnog kataloga radnog procesa sadržajne obrade. Izmjene oblika odrednica provode se u produkcijskoj autoriziranoj bazi podataka (NSK10). Mjesečno se izrađuju popisi promijenjenih oblika odrednica kao dio dokumentacije u svrhu kontrole (interni popisi NSK). Navedene popise pregledava Uredništvo i odobrava izmijenjene odrednice kao validne za korištenje ili ih po potrebi revidira. Uredništvo, osim što odobrava izmjenu odrednice, odlučuje o načinu ispravljanja ranije odrednice u njen novi oblik, korištenjem jednog od načina opisanih u točki 4.


c. Oblikovanje novih predmetnih odrednica. Nakon izrade nove predmetne odrednice, pretražuje se bibliografska baza podataka kako bi se pronašli bibliografski zapisi za koje je nova odrednica odgovarajuća. U nekim slučajevima, postojeća predmetna odrednica ili odrednice će biti izbrisane, a nadomjestit će ih nova predmetna odrednica. U drugim slučajevima, postojeće odrednice će biti zadržane, a nova odrednica će biti dodana.


d. MARC zapisi vs. UNIMARC zapisi. Pri ispravljanju odrednice ne radi se razlika između sadašnjih MARC zapisa i prijašnjih UNIMARC zapisa. Osim ispravljanja gore navedenih pogrešaka, u ranijim UNIMARC zapisima konvertiranim u MARC 21 zapise, ispravljaju se, brišu ili dodaju važeća MARC polja, potpolja, napomene i sl.


2. Što se ne ispravlja.


a. Odrednice koje nisu NSK autorizirane odrednice. U NSK se za neke vrste građe izrađuju slobodno oblikovane odrednice/pojmovi u polju 653 (s odgovarajućim indikatorima) i ti pojmovi se ne ispravljaju. Također se ne ispravljaju odrednice Središnje medicinske knjižnice izrađene prema hrvatskom izdanju MeSH-a.


3. Ispravljanje zapisa u NSK bibliografskoj bazi podataka. Za ispravljanje zapisa koji ima vrstu pogreške opisanu u točki 1. a. prethodno u tekstu, postupa se kako slijedi:


  • Provjerava se broj bibliografskih zapisa u kojima je potrebno provesti izmjene odrednica. Odlučuje se kada i kako će se izvršiti izmjena. Manji broj zapisa, npr. do 20, ispravlja ručno katalogizator u trenutku uočavanja pogreške.


  • Veći broj zapisa, npr. više od 20, ispravlja se strojno, globalnim ažuriranjem ili ručno, ovisno o sintaksi složenih predmetnih odrednica u zapisima. Provjerava se autorizirani zapis, uređuje se odrednica i obavezno dodaje polje 952 gdje se bilježi broj bibliografskih zapisa koje treba izmijeniti, nakon čega se zapis pohranjuje.


  • Nakon strojnog globalnog ažuriranja s neispravnog oblika na ispravan oblik odrednice, provjerava se bibliografska baza podataka i ako je sve u redu, u polje 952 upisuje se 0 bib. zapisa za izmjenu. Ako globalno ažuriranje nije izvršeno, pogreška se ručno ispravlja (za manji broj bibliografskih zapisa) ili se daje na uvid Uredništvu (za veći broj bibliografskih zapisa).


  • Provjerava se je li u bibliografskoj bazi podataka izvršeno globalno ažuriranje s neispravnog oblika na ispravan oblik odrednice.

Ako nije izvršeno globalno ažuriranje, pogreška se ručno ispravlja (za manji broj bibliografskih zapisa) ili se daje na uvid Uredništvu (za veći broj bibliografskih zapisa). Ručno ispravljanje odrednica u poljima 6XX provodi se validacijom autoriziranog zapisa.


  • Nakon izvršenih ispravaka u bibliografskoj bazi, u polju 952 briše se podatak: [broj] bib. zapisa za izmjenu.


  • Ako izmjene u bibliografskim zapisima radi velikog broja nisu provedene, u polje 952 upisuje se podatak: [broj] bib. zapisa za izmjenu.


4. Podnošenje prijedloga za izmjene predmetne/ih odrednice/a u bibliografskim zapisima.


Ako se pogreška pojavljuje u velikom broju bibliografskih zapisa (više od 20) potrebno je Uredništvu predmetnog kataloga prijaviti i predložiti izmjene radi provođenja ispravaka u bazi podataka. Postupak prijave:


  • Uredništvu predmetnog kataloga podnosi se pismeni prijedlog za promjenu ili brisanje postojeće odrednice u bibliografskim zapisima.


  • Popis bibliografskih zapisa. Ako istu promjenu treba provesti na grupi zapisa, prijedlog se podnosi Uredništvu i ključnom knjižničaru zajedno s jasno napisanim uputama koje opisuju izmjene koje treba provesti u svakom zapisu s popisa.

Ovaj način se preporuča kada se ispravlja relativno velik broj zapisa i ako Uredništvo predmetnog kataloga odobri izmjene, ključni knjižničar pokreće postupak globalnog ažuriranja.