UVOD: U većini slučajeva, predmetna odrednica mijenja oblik u neki drugi oblik promjenom podataka u polju 1XX autoriziranog predmetnog zapisa. Izmjene oblika odrednice provode se u postojećem zapisu, a ne brisanjem i izradom novog zapisa, osim u iznimnim slučajevima. Odrednica u novom obliku zadržava isti kontrolni broj (polje 010) čime se označava da je to ranija odrednica, a oblik ranije odrednice postaje opća (vidi) uputnica u polju 4XX. Ako se odrednica pojavljuje kao viši ili srodan pojam (polja 5XX) u nekim drugim autoriziranim predmetnim zapisima ili je korištena kao primjer u nekoj napomeni, neophodno je i u tim zapisima izvršiti promjene.

Ako se neka postojeća odrednica dijeli na dvije ili više novih odrednica, zapis za prijašnji oblik odrednice se briše, a izrađuju se nove odrednice s novim kontrolnim brojevima. Autorizirani zapis se briše i u slučaju duple odrednice.

Ova uputa propisuje proceduru promjene oblika predmetne odrednice i proceduru brisanja autoriziranog predmetnog zapisa koju su katalogizatori obavezni slijediti.


1. Pretraživanje odrednice u bazi autoriziranih predmetnih odrednica. Prema propisanom redoslijedu izmjene predmetne odrednice u novi oblik najprije se pretražuje baza autoriziranih predmetnih odrednica NSK10.


2. Geografska podjela. Kod izmjene oblika predmetne odrednice provjerava se da li je uz novi oblik predmetne  odrednice moguće dodavati geografsku dodatnu odrednicu ili ne. Izmjene se provode u napomeni u polju 667 sa sadržajem: Dopuštena geografska podjela, Nije dopuštena geografska podjela.


3. Izmjena oblika u polju 1XX. Novi oblik odrednice izrađuje se izmjenom odrednice u polju 1XX.


4. Uputnice. Kod izmjene oblika odrednice neophodno je u zapisu provjeriti ispravnost uputnica, vidi H 370-H 375. Ako neka uputnica nije ispravna ili odgovarajuća, mijenja se ili briše iz zapisa. Također se, ako je potrebno, dodaju nove uputnice u polja 4XX ili 5XX.


Raniji oblik odrednice upisuje se kao uputnica u polje 4XX.


Polje opće (vidi) uputnice 4XX za raniji oblik odrednice nije potrebno upisivati ako se:


  • raniji oblik od novog oblika odrednice razlikuje samo u nekim znakovima, npr. velika/mala slova i sl. (bilješka: ako je znak rastavnice/crtice uklonjen, a pojam oblikovan kao jedna riječ, potrebno je dodati 4XX za prijašnji oblik);
  • ispravlja tipografska pogreška u ranijem obliku odrednice;
  • jedina izmjena odnosi na zatvaranje otvorene vremenske oznake u odrednici ili u vremenskoj dodatnoj odrednici;
  • u zapisu složene odrednice [odrednica]--[dodatna odrednica] mijenja samo oblik vodeće odrednice. Polje opće uputnice 4XX za raniji oblik odrednice dodaje se samo u zapis osnovne odrednice, npr. odrednica Venerične bolesti promijenila je oblik u Spolno prenosive bolesti te ranija odrednica Venerične bolesti postaje uputnica u polju 4XX u zapisu za Spolno prenosive bolesti. U zapisu Spolno prenosive bolesti--Dijagnostika nije potrebno kao uputnicu u polju 4XX dodavati složenu odrednicu Venerične bolesti--Dijagnostika.


5. Klasifikacijske oznake. U zapisu odrednice kojoj se mijenja oblik neophodno je provjeriti ispravnost klasifikacijske oznake. Ako je neka klasifikacijska oznaka netočna, mijenja se ili briše iz zapisa. Također, ako klasifikacijska oznaka nedostaje, dodaje se zapisu.


6. Podaci o provedenim istraživanjima. U zapisu za novi oblik odrednice koriste se polja 670, 675 i 952 kao navodi za izvor koji sadrži podatke o odrednici ili izvor koji ne sadrži podatke o odrednici, odabir oglednih odrednica, broj bibliografskih zapisa u kojima treba napraviti izmjene.


7. Druga polja. Ako je potrebno, dodaju se ili uređuju podaci u nekim drugim poljima, npr. u poljima 360, 680 i 667. Primjerice, za kreiranje sadržaja u polju 360 vidi H 371, za kreiranje sadržaja u poljima 680 i 667 vidi H 200 točke 9. i 10.


8. Održavanje bibliografske baze podataka. Ako je neka odrednica promijenila svoj prijašnji oblik neophodno je provjeriti broj bibliografskih zapisa u kojima treba provesti izmjene. Podatak o broju bibliografskih zapisa u kojima je potrebno izmijeniti raniji oblik odrednice u novi oblik upisuje se u polje 952, a tekst napomene bilježi se kao u navedenom primjeru:


952 ## $a 75 bib. zapisa za izmjenu.


Ako se ovo polje već nalazi u zapisu, uređuje se prema trenutnom stanju broja bibliografskih zapisa koje treba urediti, a ne dodaje se novo polje 952.


9. Pohrana i pregled zapisa. Autorizirani novi oblik odrednice pohranjuje se klikom na ikonu (Save on Server and Local Drive) u radnom sučelju knjižničnog programa (GUI). Zapis se pohranjuje na server u NSK10 bazu podataka. Time je omogućeno njegovo pretraživanje i korištenje kao validne odrednice. Pregled zapisa u online katalogu je obavezan, a omogućen je funkcijom Ctrl+O. Mjesečno se izrađuju popisi novih oblika odrednica kao dio dokumentacije u svrhu kontrole novih, dopunjenih, izmijenjenih ili obrisanih zapisa (interni popisi NSK). Navedene popise pregledava i odobrava Uredništvo predmetnog kataloga, koje prema potrebi može mijenjati zapise.


10. Izmjena odrednica u poljima 5XX u drugim autoriziranim zapisima. Neophodno je ustanoviti u kojim zapisima je raniji oblik odrednice korišten kao viši ili srodni pojam. U svakom pronađenom zapisu ispravlja se raniji oblik odrednice u novi oblik ili se polje briše ako uputnica ne odgovara novom obliku odrednice vidi H 370.  Postupak izmjene uputnica u autoriziranom predmetnom zapisu vidi H 195.


Bilješka: Ako se u zapisima, koji su uputnice u povezanim zapisima, nalaze očigledne pogreške, npr. pogrešan klasifikacijski broj, pogreške u poljima 4XX i 5XX, itd. potrebno ih je ispraviti u mjeri u kojoj to može biti učinjeno u okviru realnog utroška vremena, bez opsežnih istraživanja.


11. Izmjena odrednice koja je korištena kao primjer u drugim zapisima. Ako je izmijenjena odrednica bila korištena kao primjer u polju 360 (tekstualna opća vidi i uputnica) ili u polju 680 (napomena o opsegu ili opća napomena) nekog drugog zapisa, a u tom zapisu postoji polje 681 sa sadržajem: "Primjer pod […]" ili "Napomena pod […]", potrebno je pronaći i revidirati te zapise.


12. Podnošenje prijedloga. Izrada i održavanje predmetnog kataloga povjerena je katalogizatorima radnog procesa sadržajne obrade, Uredništvu predmetnog kataloga i ključnom knjižničaru. Izmjene oblika odrednica provode se u produkcijskoj autoriziranoj bazi podataka NSK10.

Mjesečno se izrađuju popisi novih oblika odrednica kao dio dokumentacije u svrhu kontrole novih, dopunjenih, izmijenjenih ili obrisanih zapisa (interni popisi NSK). Navedene popise pregledava i odobrava Uredništvo predmetnog kataloga, koja prema potrebi može mijenjati zapise.


13. Brisanje autoriziranog zapisa sa servera. Autorizirani predmetni zapis briše se samo: (a) ako je dupli zapis za isto ime ili istu predmetnu odrednicu (uvijek se briše noviji zapis); (b) ako je zamijenjena odrednica već zastupljena nekom drugom predmetnom odrednicom; (c) ako je postojeća odrednica podijeljena na dvije ili više novih odrednica. Ako je bilo koji od nabrojenih uvjeta zadovoljen, predlaže se brisanje odrednice prema proceduri:


a. Zahtjev za brisanje zapisa. Zahtjev za brisanje zapisa sa servera, u kojem se navodi razlog brisanja šalje katalogizator ključnom knjižničaru koji zatim provjerava da li zaista postoje opravdani razlozi za brisanje zapisa.


b. Prioriteti. Prioritet u brisanju zapisa imaju zapisi koji su smetnja katalogizatoru u obradi djela koje se neposredno katalogizira ili u obradi CIP-a.


c. Obrazloženje razloga brisanja autoriziranog zapisa sa servera. Odgovarajućom napomenom u potpolje $i polja 682 (napomena o izbrisanoj odrednici) ključni knjižničar bilježi razlog brisanja odrednice. Bilježenje standardiziranog teksta ove napomene vidi H 193.5.


d. Pohrana i pregled zapisa. Ključni knjižničar pregledava obrisani zapis, briše sva polja uputnica i napomena i zatim briše zapis sa servera.


Zahtjeve za brisanje zapisa ne pregledava i ne odobrava Uredništvo predmetnog kataloga, već samo ključni knjižničar koji je obavezno član Uredništva.


14. Brisanje autoriziranog zapisa u polju LDR/5. Autorizirani predmetni zapis može se brisati kodom d u polju LDR/5 samo: (a) ako je odrednica zastarjela i nije ju moguće zamijeniti drugim oblikom odrednice; (b) ako složena predmetna odrednica nije primjer u napomeni nekog drugog zapisa ili nije izrađena za potrebe validacije i (c) ako je složena odrednica zastarjela i netočne sintakse. Pravo brisanja odrednice imaju svi katalogizatori radnog procesa sadržajne obrade. Brišu se polja 4XX, 5XX (s provjerom i brisanjem u povezanim odrednicama), 670 itd., a ostaju samo 1XX, 682 i 998. Sadržaj polja 688 $a (koji sadrži potpis katalogizatora) premješta se u polje 998 potpolje $c, a polje 688 se briše.


a. Obrazloženje razloga brisanja autoriziranog zapisa u polju LDR/5. U zapis koji se briše dodaje se polje 682 (napomena o izbrisanoj odrednici), a u potpolje $i upisuje se odgovarajuće objašnjenje. Bilježenje standardiziranog teksta ove napomene vidi H 193.5. Ako ključni knjižničar provjerom ustanovi da je zapis neopravdano obrisan, intervenira u polje LDR/5 mijenjajući kôd d u kôd c i vraća zapis u popis validnih predmetnih odrednica.


Primjer:        LDR   00000dz^^a2200157n^^4500

150##$a Ginekološka patologija

682##$i Zastarjela odrednica.

998##$c sbn0004 $c sdip130508 $c sdii1812


15. COR polje. Kod izmjene oblika odrednice u polju 1XX, strojno se generira COR polje (polje knjižničnog programa Aleph) u koje se, također strojno, upisuje raniji oblik odrednice. COR poljem se postiže globalno ažuriranje odrednica u bibliografskoj bazi podataka. Iznimno se briše samo u slučaju kolizije s nekom odrednicom iz polja 1XX ili 4XX.


16. Potpolje $7. Potpolje $7 (potpolje knjižničnog programa Aleph) javlja se u zapisima kada je neka odrednica duplikat u nekom drugom zapisu, u poljima 1XX ili 4XX. Katalogizator mora pronaći koliziju između odrednica i urediti zapise.